Güvenlikte Olay Raporu Yazmak

Bu yazımızda, iyi bir güvenlik olayı raporunun nasıl yazılması gerektiğine dair püf noktalarına değinmek istedik.
Elbette rapor yazmada bazı temel kriterlerimiz vardır ama bir raporun bu standartları karşılayıp karşılamadığını nasıl anlarız? Bir raporun ne kadar kullanışlı olduğunu anlayabilmek için onu karşı tarafın bakış açısıyla okumak gerekir.Bir olay raporunun temel amacı orada olmayan birisinin ne olduğunu tamamıyla anlayabilmesine yardımcı olmaktır. Sıkça, olayın kendisine şahit olmamış kişilere sunulan, neredeyse hiç anlaşılamayacak raporlar ile karşılaşıyoruz. Bu raporlarda ya çok fazla jargon kullanılmış oluyor, kilit detaylar atlanıyor, olaylar kesin olmayan ve taraflı bir şekilde anlatılıyor, ya da doğru sırayla aktarılmamış oluyor. Olay ne olursa olsun, kafa karıştırıcı bir rapor kimsenin işine yaramaz.Fazlasını değil, gerekli bilgileri içerdiğinden emin olunmalı. Daha uzun olması, o raporu daha iyi yapmaz. Yetersiz bilginin olması gibi, fazla bilgi de müşterinin kafasını karıştırabilir, dolayısıyla bir raporun 5N 1K’yı (Ne-Ne zaman-Nerede-Niçin-Nasıl ve Kim) içerecek şekilde fakat olabildiğince de kısa tutulması önemlidir.

Raporları sunma şeklimiz kişilerin raporu nasıl okuyacaklarını ciddi şekilde etkilemektedir. Neyse ki artık elektronik cihazlar aracılığıyla raporlar düzgün bir şekilde yazılabiliyor. Profesyonel bir dilin kullanılması ve dilbilgisi kurallarının uygulanmasına da olanak sağlıyor. Güvenirliği, yanlış noktalama, dil bilgisi ve imla kullanımı kadar zedeleyen bir durum yoktur. Yüksek kaliteli bir makale yazılması gerekmiyor fakat temel sözcükleri kullanırken bunların doğru yazıldığından emin olunması gerekir.

Güvenlik sektöründe, insanlar, işimizi düzgün yapamadığımızı düşünmeye meyillidirler. Bu yüzden olayların doğru,düzgün ve net bir şekilde kaydedilmesi, işimizi doğru yaptığımızı göstermenin anahtarlarından biridir. Net olmayan ve eksik bilgi içeren kötü bir rapor birçok probleme sebep olabilir. Bir olayı yazılan bir rapor ile takip etmeye çalışan bir yönetici düşünün ve raporda yanlış ünite numarasının yazılması, olaya karışan kişilerin isimlerinin tam yazılmaması veya ne olduğunun doğru şekilde açıklanmaması yüzünden olayı çözemediğini… Bu yüzden, eksik kalan bilgileri tamamlamak veya tekrar düzenlemek için hem daha fazla işgücü harcamak zorunda kalınacak, hem de raporun geçerliliği ve güvenilirliği ile ilgili soru işaretleri oluşacaktır.

Etkili ve Profesyonel Olmasını Sağlayın
Bazı kişiler jargon kullanmaya fazlasıyla meyillidirler. Rapor bu şekilde daha profesyonel gözükebilecek olmasına rağmen, kişiler için okunması daha zor hale gelebilir. Olay raporunuzun yöneticiler, denetmenler veya şahitler tarafından da okunabileceğini unutmayın. Raporunuzun anlaşılması ne kadar kolay olursa, rapor o kadar iyi yazılmış demektir. Her şeyden önce raporun amacı, gerçekleşmiş bir olayın anlatılmasıdır. Etkili şekilde yazın fakat bunu yaparken doğru dilbilgisi ve yazım kurallarını kullandığınızdan da emin olun.

Temel Noktaları Hatırlayın… 5N 1 K
Kim: Olaya karışan bireyler kimlerdi? Bu kişilerin iletişim bilgilerini bulabildiniz mi veya görsel olarak tarif edebilir misiniz? Kişileri tarif ederken kibar ve tarafsız olmaya dikkat etmelisiniz.

Ne: Gerçekte ne oldu? Bu, olayları doğru zaman sırasıyla anlatabilmeniz için bir şanstır. Gereksiz bilgi vermekten kaçınarak olabildiğince tanımlayıcı olmaya çalışın. Hangi bilginin konuyla alakalı olduğundan emin değilseniz, yine de önlem amaçlı bahsedin.
Ne zaman: Olayın olduğu zamanı belirtmeye dikkat edin. Emin değilseniz, fikir yürütmek yerine belli bir zaman diliminden bahsebilirsiniz.
Nerede: Adres, konum, mekan ve hava durumu, mekanın ışıklandırılma şekli gibi ilgili detaylardan da bahsedin.
Neden: Bu cevaplanması zor bir sorudur ve eğer olayın arkasındaki sebebin ne olduğu hakkında net bir bilginiz yoksa yorum yapmaktan kaçının.
Nasıl: Olay nasıl gerçekleşti? Bu sorunun da cevaplanması zor olabilir, bu sebeple sadece olay yerinde bulunduğunuz süre içinde şahit olduğunuz detaylardan bahsedin.
Gözlemleyin ve Raporlayın
Olay raporu yazarken sadece gerçeklerden bahsedilmesi gerektiğini unutmayın. İşiniz, olayları, gördüğünüz veya tecrübe ettiğiniz şekilde raporlamaktır. İhtiyaç dahilinde otoriteler gerekli araştırmayı yapacaklardır.
Mümkünse Fotoğraf, Ses Kaydı ve Video Kaydı Ekleyin
Bir resim, binlerce sözcükten daha çok şey anlatır, değil mi? Eğer olayı kaydetme veya görüntüleme gibi bir imkanınız varsa bu, raporunuz için çok faydalı olacaktır. Olay raporlamayı dijital bir ortamda yapıyorsanız ilgili dosyaları eklemeyi de unutmayın.

Kaynak: Casey Evans/SilverTrac