Kriz anlarında, krizden herhangi bir şekilde etkilenen kişi veya kuruluşların, bu durumdan minimum mağduriyetle kurtulması adına yönlendirilmesi büyük bir öneme sahiptir. Şaşırtıcı bir şekilde, Kriz Yönetim Enstitüsü (ICM)’nün yapmış olduğu açıklamada, dünya genelindeki organizasyonların yalnızca yarısının kriz yönetim planına sahip olduğu belirtilmiştir. Kriz yönetim planı ile ilgili en önemli nokta, planın seri ve stratejik bir şekilde uygulanmasıdır. Çünkü kriz ortamında alınacak aksiyonlar ne kadar geç alınırsa, krizin yönetilmesi de o kadar güç bir hal almaktadır. Hatta krizin sonlandırılma sürecini uzatmaktadır.
Öncelikle hiçbir organizasyonun ya da hiçbir kuruluşun yaşanabilecek herhangi bir krize karşı bağışıklığı veya etkilenmeme durumu yoktur. Kriz Yönetim Enstitüsü’nün 2015 yılında yayınladığı verilere göre; kriz yaşanması en olası 10 sektör şu şekilde açıklanmıştır; gıda, enerji, otomotiv, üretim, ulaşım, bankacılık, sigorta ve finansal hizmetler, eğitim, devlet daireleri ve sağlık.
Hangi sektör olursa olsun, kriz yönetim planı olmamasından veya planın nasıl yönetileceğinin bilinmemesinden dolayı geç müdahalede bulunmak, geri dönüşü olmayan sonuçlar doğurabilir. Bu durumda doğal olarak, ticari açıdan ve daha da önemlisi kuruluşunuzda bulunan personel ya da misafirlerin can güvenliği açısından sorgulanamaz bir güvenlik açığı yaratacaktır.
Kriz yönetiminde yaşanacak en ufak bir aksaklık, yukarıda belirttiğimiz unsurlar dışında iş dünyasında ve toplum gözündeki itibarınıza da zarar verecektir. Bu zararın önüne geçebilmek için, kriz yönetim planına sahip olmanız yeterli değildir.
Planı eksiksiz ve çabuk bir şekilde uygulamanız ve bunu sürdürülebilir kılmanız son derece önemlidir. Bazı krizler topluma ve basına yansımayabilir. Fakat personel, hissedar ve tedarikçi gibi kişiler kuruluşunuzla işbirliği kurmadan önce kriz yönetimi planına sahip olup olmadığınızı ve bunu etkin kullanıp kullanamadığınızı görmek isteyebilirler.
Bahsettiğimiz tüm bu riskler; emniyetli, güncel, kolay ulaşılabilir ve uygulanabilir bir kriz yönetim planı ile önlenebilir ya da oluşma ihtimali en aza indirgenebilir. Belirtilen bu kriterlere uygun bir plana sahip olmak adına bahsedeceğimiz şu noktalara önem verilmelidir;
Plan Gerçekçi Olmalı
Kriz planı yalnızca teoride değil pratikte de uygulanabilir olmalı. Sahip olduğunuz planı bir kez daha gözden geçirin ve kendinize bazı sorular yöneltin. “Yöneticiler ve personel, uygulaması gereken talimatlara ne kadar sürede ulaşabilir?” , “Kriz iletişimi ne kadar çabuk uygulanabilir?” gibi…
Eğer mümkünse; çeşitli testler ve tatbikatlar uygulayabilir ve müdahale süreci ile ilgili daha doğru bir risk değerlendirmesi yapabilirsiniz.
Gereksiz Adımları Eleyin
Krize müdahaleyi gecikmeye uğratacak unsurları tespit etmeye ve kriz yönetim planınızdan çıkarmaya çalışın. Ayrıca kriz yönetim planında yer alan her kademe için kademeye özgü bir plan yapmaya çalışın ve bu planların anlaşılabilir ve basit olduğundan emin olun. Kriz esnasında, insanların yazılı bir talimat ya da bilgisayar üzerinde yer alan materyali aramaya çalışması, hatırı sayılır bir zaman kaybına uğratabilir. Bu nedenle, mobil cihaz kullanımı içeren daha faydalı çözümler bulmaya çalışılabilir. Kriz yaşandığı an, kriz ortamında bulunan herkesin mümkün olan en çabuk sürede harekete geçmesi gerekir. Mobil cihaz bazlı bir çözüm ile insanlar ihtiyacı olan her türlü bilgi ve talimata nerede ve ne zaman olursa olsun erişim sağlayabilirler.
Müdahale Zamanlamasını Ayarlayın
İyileşme süreci, kriz bitiminde değil kriz ile birlikte başlar. İyi tasarlanmış bir kriz yönetim planının en önemli önceliği, kesinlikle personel ile birlikte ziyaretçileri de kapsayan bir iç iletişim sistemini barındırmak olmalıdır. Fakat bu önceliklendirmeyi yaparken, dış iletişimin de ihmal edilmediğinden emin olunmalıdır. Bu noktada yine mobil cihaz bazlı bir yönteme başvurmak büyük bir fark yaratabilir. Örneğin; kriz yönetim ekibinin mobil cihaz aracılığıyla, firmanızın web sitesi üzerinden, kriz esnasında içeride bulunan personel ve ziyaretçilerin isim listesi, krizin nedeni ve gelişmeleri hakkında yapacağı bilgilendirmeler büyük bir fayda sağlayacaktır.
Günümüzde konu kriz yönetimi olduğunda, mevcut tablo ne yazık ki birçok firmanın çok yanlış bir güvenlik algısına sahip olduğunu gösteriyor. Kriterlere uygun bir kriz yönetim planı yaratmak ve bu planı güncel tutmak son derece önemli adımlar olmasına rağmen, bunların yalnızca yolculuğun bir adımı olduğunu unutmamak bir diğer önemli husus. Sahip olduğunuz plan ne kadar iyi olursa olsun, seri ve sorunsuz bir şekilde uygulanamıyorsa yeteri kadar iyi değil demektir.
Uygulanabilir bir kriz yönetim planına sahip olmanız, personelinizin ve ziyaretçilerinizin can güvenliğini korurken sizin de mal varlığınızı ve itibarınızı koruyacak en önemli etken olacaktır.
Kaynak: Christopher Britton, http://www.securitymagazine.com